Perfis de Digitalização: dá para configurar por tipo de documento?
Você já parou para pensar em como os perfis de digitalização podem transformar a rotina de quem lida com documentos diariamente? Se você ainda está preso à ideia de configurar manualmente cada digitalização, saiba que há uma forma muito mais inteligente e automatizada de fazer isso. Perfis de digitalização são a chave para mais produtividade, menos retrabalho e, claro, resultados profissionais. Mas afinal, o que são esses perfis e como eles funcionam na prática?
Neste artigo, vamos te mostrar como essa funcionalidade pode mudar o jogo para sua empresa, como ela funciona no renomado software Kodak Capture Pro e, principalmente, como você pode aplicar isso de forma simples, rápida e estratégica.
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O que são perfis de digitalização?
Primeiramente, perfis de digitalização são configurações pré-definidas que orientam o scanner ou software sobre como tratar cada tipo de documento. Ou seja, em vez de você ajustar resolução, cor, destino do arquivo e outros detalhes toda vez que for digitalizar algo, basta selecionar o perfil correspondente. Além disso, os perfis tornam a operação mais padronizada, garantindo qualidade consistente e economia de tempo.
Como funcionam os perfis de digitalização na prática?
Ao criar um perfil de digitalização, você define como o software deve agir diante de diferentes necessidades. Isso inclui fatores como:
- Qual será a resolução da imagem?
- O documento será salvo em preto e branco, tons de cinza ou colorido?
- Haverá OCR?
- Para onde o arquivo será enviado após a digitalização?
Dessa forma, cada tipo de documento — como contratos, faturas, relatórios ou imagens — pode ter seu próprio perfil. E o melhor: eles ficam salvos para uso repetido, com apenas um clique.
Kodak Capture Pro: o poder dos perfis de digitalização na prática
Enquanto muitos softwares de digitalização se limitam ao básico, o Kodak Capture Pro se destaca por levar a ideia de perfis de digitalização a um novo patamar. Mais do que permitir simples configurações salvas, ele oferece uma estrutura robusta chamada Job Setup, que nada mais é do que um perfil extremamente detalhado e inteligente.
Com o Capture Pro, você não apenas define se o documento será colorido ou preto e branco, mas também automatiza o processo do início ao fim. Desde o momento em que o papel entra no scanner até sua chegada ao destino final — seja um servidor local, sistema GED, nuvem ou até o SharePoint — tudo pode ser pré-configurado. E o mais interessante: tudo isso pode variar de acordo com o tipo de documento, através de perfis específicos.
Além disso, o software permite que você:
- Configure a separação automática de documentos, por meio de marcas como códigos de barras, patch codes ou páginas em branco.
- Defina campos de indexação obrigatórios, capturando dados via OCR ou digitados manualmente, organizando as informações antes mesmo de salvá-las.
- Crie regras condicionais, que direcionam documentos para pastas específicas ou disparam ações com base no conteúdo digitalizado.
- Salve múltiplas versões de um mesmo documento (por exemplo, um PDF pesquisável para o GED e um JPEG para envio por e-mail).
Dessa forma, o Kodak Capture Pro não apenas simplifica o processo de digitalização — ele transforma o scanner em uma central de digitalização inteligente, capaz de lidar com múltiplos fluxos de trabalho com apenas um clique.
E o melhor: tudo isso pode ser feito por usuários não técnicos, pois a interface foi desenhada para facilitar a criação, edição e duplicação de perfis. Isso permite que cada setor da empresa tenha seus próprios “modelos prontos” de digitalização, sem depender do time de TI.
Por que você deveria começar a usar perfis de digitalização agora?
A essa altura, você já deve ter percebido que configurar perfis de digitalização não é apenas uma facilidade — é uma necessidade para quem busca mais produtividade e qualidade. Afinal, enquanto muitos ainda gastam tempo configurando manualmente cada tarefa, os mais preparados estão digitalizando com apenas um clique.
Portanto, se sua empresa lida com documentos diariamente, o momento de evoluir é agora. Invista em um software como o Kodak Capture Pro, explore os perfis e revolucione sua rotina documental.
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