Qual a importância dos documentos empresariais?
Documentos empresariais são importantíssimos para que uma organização funcione de corretamente. Aliás, através deles que empresas comprovam sua atuação legitima no mercado, sem violar leis ou regulamentações vigentes.
Além disso, manter seus documentos atualizados e armazenados corretamente é primordial para a preservação da informação. Não só isso, os documentos precisam ficar facilmente acessíveis e válidos, porque caso não estejam podem gerar multas aos estabelecimentos.
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Quais os principais tipos de documentos empresariais?
Em suma, são 6 os principais tipos de documentos empresariais:
- Registro e legalização da empresa (contrato e estatuto social, certificado de registro empresarial e CNPJ);
- Licenças e autorizações (alvará de funcionamento, licença ambiental e sanitária);
- Contabilidade (livro diário e razão, balanço patrimonial e demonstração do resultado do exercício);
- Vendas e Serviços (Notas Fiscais);
- Fiscal e tributário (Guias de recolhimento de impostos e contribuições, e declarações fiscais);
- Recursos humanos e departamento pessoal (contrato de trabalho, controle de ponto e folha de pagamento).
O que são documentos classificados?
Em primeiro lugar, a classificação de documentos é o processo para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos, estejam eles em papel ou formato digital. Dito isso, documentos classificados são todos aqueles que passaram por um processo de classificação com base na sua espécie, gênero, formato, assunto ou relevância.
Métodos de arquivamento para documentos empresariais
Existem diversos métodos de arquivamento para documentos empresariais, porém, 4 deles são considerados básicos e ideais para empresas de qualquer porte. Dentre eles, temos:
- Alfabético: organiza os documentos pela ordem alfabética;
- Numérico: atribui números aos documentos e organiza conforme a ordem numérica;
- Geográfico: arquiva os documentos considerando o seu local ou procedência;
- Ideográfico ou temático: leva em consideração os assuntos dos documentos.
Quais são os 3 graus de sigilo de documentos?
De acordo com a Lei 12527/2011, os 3 graus de sigilo de documentos são: ultrassecreto, secreto e reservado.
Documentos ultrassecretos são informações que se referem a soberania e à integridade territorial de nações, ou seja, planos e operações militares, bem como às relações internacionais do país.
Já os documentos secretos são informações sobre sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional. Bem como assuntos diplomáticos e de inteligência, assim como planos ou detalhes de programas ou instalações estratégicas cujo conhecimento não autorizado possam acarretar danos graves à segurança da sociedade e do Estado.
Em conclusão a este item, documentos reservados são informações cuja revelação não autorizada possa comprometer planos, operação ou objetivos neles previstos.
Por que utilizar scanners profissionais na hora de digitalizar seus documentos?
Primeiramente, os scanners profissionais são equipamentos mais indicados na hora de digitalizar, pois você agrega produtividade e agilidade aos seus processos de digitalização.
Isso porque os scanners profissionais possuem maiores resoluções de captura, que permitem aos equipamentos capturarem imagens com maior qualidade e muito mais nítidas.
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