Scanner ou Multifuncional: qual escolher?

Scanner Profissional ou multifuncional? Qual é o melhor equipamento para digitalizar seus documentos? Isso pode variar de acordo com os seus objetivos e as necessidades do seu dia a dia. Entenda melhor as diferenças e os cenários mais adequados para o uso de cada um deles.

Foto: Alaris

A diferença entre um scanner profissional e uma multifuncional

Muitos ainda acham que esses dois equipamentos são iguais, mas este é um engano que pode até gerar prejuízos. Confira a seguir quais são as particularidades de cada um deles e avalie qual pode atender melhor à sua demanda de trabalho.

Velocidade

A multifuncional possui uma velocidade regular de digitalização, já a velocidade do scanner profissional é um dos seus principais diferenciais. Isso se deve ao fato de que os scanners profissionais são desenvolvidos para atender as necessidades de ambientes empresariais, que geralmente apresentam uma demanda alta de digitalização. Existem diversos modelos, com diferentes velocidades de digitalização, que variam desde os mais simples que digitalizam a partir de 20 folhas por minuto (ppm), até modelos mais robustos que podem digitalizar mais de 100 folhas por minuto (ppm).

Outro ponto importante a ser ressaltado é que caso a multifuncional não tenha ADF (alimentação automática), o que os scanners profissionais têm, você terá que inserir manualmente cada documento a ser digitalizado. O que aumenta substancialmente o tempo gasto com esta tarefa.

Resolução das imagens

Uma multifuncional oferece uma qualidade de imagem regular para documentos digitalizados. O scanner profissional, por sua vez, por ser um dispositivo inteiramente dedicado a digitalizar arquivos, oferece uma qualidade de imagem superior.

Portabilidade

Justamente por ter várias funções, a multifuncional é uma máquina bem robusta, o que dificulta bastante a sua locomoção. Em contrapartida existem alguns modelos de scanners portáteis, que possuem tamanho reduzido e você pode levar facilmente para qualquer lugar.

Quem pode se beneficiar com o uso de uma multifuncional?

A multifuncional é uma escolha positiva para quem busca um equipamento para uso doméstico, que possui um ponto fixo de uso e não precisa se preocupar com a locomoção do equipamento. Pode ser útil para quem não precisa digitalizar grandes quantidades de documentos diariamente e pode fazer uso ocasionalmente das outras funções de uma multifuncional, como a realização de cópias e impressão de documentos.

Quem pode se beneficiar com o uso de um scanner profissional?

O scanner profissional é a escolha ideal para quem lida com digitalização de documentos em sua rotina de trabalho. É o equipamento mais adequado pra quem quer otimizar os fluxos de gestão de documentos digitais. Como, por exemplo, os profissionais do segmento jurídico. Para este segmento é recomendável um scanner profissional, pois de acordo com a Lei 11.419 todo peticionamento deve ser eletrônico, ou seja, você precisa digitalizar todos os documentos para dar andamento aos processos e com todas as vantagens ditas acima seu trabalho ficará muito mais fácil e rápido com um scanner profissional.

Mas existem diversos outros segmentos que podem se beneficiar com as funcionalidades de um scanner profissional. Afinal, as empresas dos mais diversos segmentos estão migrando suas informações para o mundo digital. Ou seja, para todas aquelas que ainda estão em processo de conversão do papel para o digital, o scanner profissional é certamente a escolha mais vantajosa.

Algumas vantagens secundárias desta escolha são: redução de espaço ocupado por arquivos de papeis; redução de tráfego das informações em papel; redução de despesas com controles e processos sobre informações mantidas em arquivos em papel. Condições que contribuem para o ganho de tempo e aumento do lucro em qualquer tipo de negócio.

É tudo uma questão de encaixe 

É tudo uma questão de encaixe. Portanto, avalie bem seus objetivos e sua rotina para escolher a peça que falta para otimizar seu fluxo de trabalho.

Ao escolher seu equipamento, verifique se ele oferece funcionalidades que podem facilitar seu fluxo de trabalho como, por exemplo: digitalização de documentos em grande quantidade, função dulplex (digitalização frente e verso simultânea); melhor resolução com menor tamanho em bytes nos arquivos gerados; rotação automática das imagens; filtro para identificar e eliminar quando houver algum verso em branco.

Scanner ou multifuncional, escolha o que melhor se encaixa com a sua necessidade, pois é assim que você poderá obter os melhores resultados.

Você também vai gostar de ler:

• Como criar uma cultura de digitalização?
• Scanner Kodak Alaris é bom?
• Os dois lados do cérebro: Lógica x Criatividade