Segurança e privacidade de acesso aos documentos
Garantir a segurança e privacidade de acesso aos documentos de uma empresa é um trabalho difícil, ainda mais caso não haja um setor próprio para isso em seu negócio.
Veja nesse artigo 3 medidas cruciais para manter seus dados, tanto físicos quanto digitais, seguros e conservados.
Preserve seus documentos físicos
Gerenciar pastas físicas em uma empresa requer o alinhamento de permissões, claro, entre todos os colaboradores. É preciso que os funcionários estejam orientados e saibam quais documentos estão liberados para acesso, bem como suas responsabilidades perante aos documentos.
O acesso pode ser delimitado em armários com chaves exclusivas, garantindo o sigilo e a preservação de arquivos físicos. É necessário também uma organização minuciosa, para que nenhuma informação seja perdida ou acessada sem permissão.
- Organize os documentos equivalentes
- Use pastas de plástico para armazená-los
- Use etiquetas para identificar as pastas
- Use números para identificar os armários
- Crie regras e ferramentas de permissão aos documentos
Para serem considerados válidos pela justiça, alguns documentos em papel precisam se manter intactos durante anos. O espaço para a guarda dos documentos físicos tem que ser o mais seguro possível, longe de umidade ou de outras possibilidades de acidente.
Para se aprofundar mais na preservação de documentos de papel, leia nosso artigo sobre o assunto.
Gerencie digitalmente seus documentos
Vamos supor que você já guardou os documentos físicos que realmente precisam ser armazenados. Porém existem diversas outras caixas de documentos que são importantes para o seu negócio e você não quer se livrar deles! São registros, contratos, contas, entre outras.
Hora de armazená-los digitalmente!
Dependendo do volume de documentos que sua empresa produz, adquirir um scanner profissional pode ser uma ótima aquisição. Veja como escolher o scanner profissional ideal.
Com um scanner profissional você digitaliza todo o seu acervo, mas percebe que esses documentos ocupam um grande espaço no hd do computador. Então você sai a procura de soluções.
Você precisa de GED!
O gerenciamento de arquivos digitalizados é comumente associado ao GED, sigla que define softwares de armazenamento de documentos.
GED significa literalmente Gestão Eletrônica de Documentos e esses sistemas garantem a segurança e sigilo das informações. Você pode ler mais sobre gerenciamento de informação aqui.
Mas atualmente há uma grande necessidade de gerenciar de forma inteligente a informação contida nos documentos.
“Mas o que é gerenciamento inteligente de informação?”
Conheça o Keeva!
O Keeva é um sistema GED dos mais completos e de última geração que oferece acompanhamento de versões, relatórios de acesso e/ou edição, registro de workflow, sistema de permissionamento, busca simples ao documento, mas também à informação contida nele, entre outras funções que facilitam muito a vida de quem lida com documentos diariamente.
Ele não apenas armazena os documentos, mas tem diversas funções! O Keeva foi criado com base nos pilares de captura, organização, busca e gestão de documentos e arquivos e digitais. Acesse http://keeva.io e saiba mais sobre suas funções.
Mantenha a segurança e privacidade de acesso
Quem está conectado à internet 100% pode se deparar com vírus ou atividades maliciosas que pode colocar em risco severo a segurança e a privacidade das informações contidas nos documentos digitais.
Uma boa conduta digital ajuda a diminuir os riscos de infeção e escape de informações. Temos um artigo onde explicamos como ter um comportamento digital seguro, não deixe de conferir!
Deixe seu comentário
Seu email nunca será publicado ou distribuído. Campos obrigatórios devem ser preenchidos *