Guia para o iniciante em GED
Todos nós já passamos pelo seguinte questionamento: estes documentos ainda são úteis para alguma coisa? Quantas vezes você já se deparou com o acúmulo de documentos em gavetas, armários, e caixas? Quantas vezes você precisou de um documento e perdeu horas procurando? E se eu te disser que um GED poderia ter te ajudado com essa questão? Pois é, acompanhe o texto abaixo.
Alguns documentos não podem ser eliminados, como por exemplo certidões de nascimento, diplomas, título de eleitor, carteira de habilitação, escrituras de imóveis, cartas, contratos, entre outros. São esses documentos que comprovam nossa existência civil.
Outros papéis como notas fiscais, contas de água, luz, telefone, extratos bancários, convites, carnês e recibos, ficam armazenados em caixas ou gavetas.
Estes são documentos acumulados no dia a dia, que viram grandes pilhas de papéis e estão mais propensos a se desgastarem com o decorrer do tempo.
O que é GED? Por que minha empresa deve usar?
Sempre quando você visualizar a sigla GED em algum contexto sobre a gestão de documentos, lembre-se que seu significado é Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
O GED é um software que proporciona agilidade no acesso as informações, ou um conjunto de estratégias e tecnologias que facilitam o controle, armazenamento, compartilhamento e segurança de dados existentes em um determinado negócio. Porém a gestão eletrônica de documentos pode ser aplicada no setor público, privado e até para fins pessoais.
Além disso, oferece mais qualidade e produtividade em diversas áreas.
Talvez nesse tempo que você atua em sua empresa, tenham surgido alguns questionamentos sobre a gestão de seus documentos, como por exemplo: posso deixar todos os meus documentos na nuvem?
Sim, seus documentos podem estar sincronizados em serviços de armazenamento online. Mas a pergunta é a seguinte: você consegue realizar buscas avançadas? Como por exemplo:
- Buscar determinado documento pelo CNPJ?
- Saber qual documento irá vencer?
- Quem adicionou o documento?
- Identificar quem alterou o documento?
- Qual usuário visualizou o documento?
Se todas suas respostas foram não e você sentiu que esses recursos seriam perfeitos para o workflow de sua empresa, nos acompanhe na lista abaixo sobre as vantagens e benefícios de se implementar um sistema de GED.
Entenda as vantagens e benefícios
Se você está em dúvida se implementa, ou não um GED em sua empresa, confira abaixo alguns recursos oferecidos por softwares do mercado.
- Pesquisa avançada
- Controle de acesso
- Armazenamento seguro
- Confidencialidade e privacidade
- Gestão de versões
- Classificação de documentos
- Histórico de alterações
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Fique tranquilo com seus documentos e agilize suas pesquisas
Imagine um cenário no qual você pudesse encontrar tudo que precisa de maneira eficaz. Imaginou? Pois é, isso é possível!
O grande desafio é saber que você precisa dessa solução. Identificada essa necessidade, é hora de por em prática o processo de gestão de documentos eletrônicos dentro do seu ambiente corporativo.
Ao usar uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é possível realizar buscas avançadas. Essas buscas podem ser diversas, como por exemplo:
- Pesquisar quais documentos foram adicionados no último mês;
- Pesquisar quem classificou determinado documento;
- Ser avisado de documentos que estão com prazos prestes a expirar, como contratos, laudos e licenças
A digitalização permite a eliminação imediata do original?
O documento físico poderá ser descartado, desde que não apresente conteúdo de valor histórico e desde que o processo de digitalização atenda aos parâmetros legais estabelecidos pelo Decreto N°10.278, de 18 de março de 2020.
Antes de realizar o descarte é importante consultar o decreto e conferir as exigências necessárias para que o documento digital passe a ter a mesma validade jurídica do que o documento original.
Acesse de qualquer lugar
Um dos objetivos da gestão de documentos é assegurar de forma eficiente que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária.
Com isso, a escolha de um GED ideal é aquele que ofereça a melhor experiência ao usuário, para que assim, o acesso a essas informações fique disponível também em, por exemplo, dispositivos móveis.
Pare de duplicar documentos e evite que eles fiquem desatualizados
O GED reduz a necessidade de manuseio de documentos físicos. As buscas deixam de ser trabalhosas e o desperdício de tempo não é mais visto como um vilão dentro da empresa.
Isso transforma a maneira como você gerencia suas informações e elimina qualquer preocupação com duplicidade de arquivos.
Um sistema de GED pode ser utilizado por empresas pequenas, médias e de grande porte.
Toda empresa precisa de uma infraestrutura robusta para implementação de um GED?
Não. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema que permite flexibilidade aos usuários para acessarem os documentos de maneira segura e ágil.
Se mesmo assim sua empresa ainda precisar guardar os documentos originais por um longo período, é possível terceirizar esse serviço.
Controle as informações antes que elas o controlem
A gestão documental é uma solução que simplifica os procedimentos administrativos. Por meio da execução eficaz de um sistema de GED, é possível otimizar tempo e gastos com o gerenciamento de documentos. Da mesma forma, proporciona preservação de documentos e recuperação das informações com maior rapidez.
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Olá. Sou Personal Organizer Office e achei o artigo esclarecedor.
Parabéns!