Por que a digitalização de documentos facilita o trabalho remoto
Ao redor de 2015 escrevi meu primeiro artigo sobre trabalho remoto (comumente chamado de Home Office) para Netscan e me lembro que o assunto ainda era inexplorado. Por conta disso, escolhi um título que julguei ser o adequado para época: HOME OFFICE: Guia completo sobre o futuro do mercado de trabalho.
”Futuro”…
O que eu não imaginava é que o futuro chegaria tão rápido e que trabalhar de casa seria tão conveniente para todos nós e não apenas para alguns segmentos.
2020, o ano pandêmico e o importante é prezar pela saúde própria e do próximo, ficando em casa. Bom, todos já sabem o que aconteceu e qual é o cenário atual.
E para se adequar a essa nova fase, as empresas estão se adaptando e buscando estratégias inovadoras para organizar a rotina de trabalho, todos estão buscando soluções para independência física no escritório e a necessidade de uma boa gestão eletrônica é indiscutível.
Por que digitalizar documentos?
A digitalização de documentos e a gestão eletrônica podem aumentar a eficácia em relação aos processos administrativos e produtivos. Uma pesquisa realizada pelo Gartner Group mostra que 80% das informações de uma empresa estão em arquivos, gavetas, mapotecas ou simplesmente na cabeça dos funcionários.
Isso indica a necessidade de colocar as informações centralizadas e organizadas por acesso para evitar desgaste para localizar dados e para manter os dados íntegros, sem perdas, confusões ou mal entendidos.
Comece por digitalizar documentos
Se seu objetivo é trabalhar remotamente, é melhor que não acumule papéis, tanto pela segurança física do documento, quanto pela segurança de dados.
E claro, você vai precisar organizar um espaço especial e exclusivo para trabalhar, o mais longe possível de barulho e distrações. Não é preciso muito. Uma mesa, pelo menos um armário, cadeira, computador e um scanner eficiente, já parece o suficiente, dependendo da sua área.
Aproveite a organização do espaço para organizar seu trabalho também.
A principal dica é digitalizar todos os documentos que você tem em mãos! Documentos antigos que estão ocupando espaço físico, planilhas, recibos, documentos de clientes, contratos, enfim… Todo tipo de papel impresso, até os mais secretos, digitalize-os sem medo.
Os scanners ideais para o trabalho remoto
Atualmente, os scanners mais recomendados para quem trabalha em home office são compactos e super rápidos, como o scanner fi-800R da marca Fujitsu ou o scanner Kodak Alaris i940, por exemplo. Esse tipo de scanner impede que o profissional dependa daquele scanner mais potente do escritório ou até daquela multifuncional de casa que geralmente toma muito tempo, pois a digitalização é manual, ou seja, ficar virando a folha, frente e verso, entre outras desvantagens.
Um scanner compacto é perfeito para quem vai trabalhar de casa, ainda mais em áreas como arquitetura, jurídico e design. Segmentos que lidam com papéis todos os dias.
Benefícios de digitalizar e manter uma gestão eletrônica de documentos
Busca por documentos no trabalho remoto
Entenda que a digitalização de documentos traz uma série de benefícios, como por exemplo, o fácil acesso aos dados. Você pode pesquisar por um número de telefone ou de RG e encontrar todos os documentos com que contém aqueles dados, facilmente, em segundos! Imagine o quanto demoraria se fosse uma pesquisa manual, ainda mais se você precisasse se deslocar da seu home office até o arquivo físico da empresa.
Controle de acesso e segurança
Além da agilidade de acesso aos dados, você pode permitir ou bloquear outras pessoas do seu grupo de trabalho de acessar os documentos. Ou seja, documentos confidenciais estão a salvo e criptografados em um sistema de gestão eletrônica de documentos.
Diminui risco de danos físicos
Quando você digitaliza, você mantém os documentos a salvo também de danos físicos! Na nossa trajetória com soluções de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) já lidamos com diversos tipos de casos de acidentes com papéis e até os mais bobos podem prejudicar uma empresa tragicamente. Como por exemplo, esquecer que documentos importantes estão na sua mesa bagunçada e derrubar uma xícara de café em cima deles.
Ainda mais economia no trabalho remoto
O funcionário trabalhar em casa é econômico para empresa, contanto que seja possível que ele conclua suas atividades a distância e a digitalização de documentos permite uma economia em relação a redução de custo com impressão, uma vez que, o documento pode tramitar por meio digital, sem a necessidade de locomoção ou risco.
Hoje não detalhamos a gestão por segmentos, mas tenha em mente que independente do tamanho da empresa a digitalização de documentos e gestão eletrônica tem capacidade de atender as dependências e as especificidades de cada área.
Se você já tem scanner e já faz trabalho remoto, aplicando uma estratégia de gestão eletrônica, conte detalhes nos comentários de como isso te ajudou. Ainda não começou? Entre em contato com a gente e vamos te indicar o melhor scanner para sua necessidade.
sou fotografo proficional atualmente , mas a minha esperiencia maior é na administração financeira nas empresas, trabalhei como diretor financeiro por muitos anos. tenho formação universitaria em administração financeira pela FMU