Como produzir mais em menos tempo?
Para aumentar a produtividade no escritório é preciso modificar hábitos e inovar na execução dos processos, começando pelo gerenciamento da informação.
Facilitar o acesso aos documentos é fundamental para otimizar o tempo de trabalho e agilizar o atendimento ao cliente.
Administrar recursos e ferramentas também faz toda a diferença nos resultados de produtividade, assim como o planejamento e a capacitação profissional.
Você e sua equipe podem produzir mais, em menos tempo, investindo em soluções para integrar processos e organizar informações de forma inteligente com a digitalização de documentos e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
(Imagem: Freepik).
Como produzir mais em menos tempo
Definitivamente, não há como aumentar a produtividade sem organização – em todos os sentidos e aplicações da palavra.
É preciso ordenar tarefas, controlar a agenda e definir prazos de conclusão para os processos, além da organização do próprio local de trabalho, para que não haja impactos no desempenho do trabalho individual e/ou em grupo.
E já que estamos falando em organização, vamos iniciar as dicas de como produzir mais em menos tempo ressaltando a importância da organização e controle dos documentos para a execução ágil dos processos.
Gerenciamento Eletrônico de documentos
Manter o acervo documental organizado é o primeiro passo para um dia mais produtivo.
Você já precisou consultar informações nos arquivos e encontrou dificuldade para localizá-las?
Para evitar situações como essa é preciso gerenciar os documentos de maneira inteligente, segura e centralizada.
A solução mais indicada para gerenciar documentos é o uso de um software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que propicia a inclusão de vários documentos de diversos formatos em um sistema que controla as permissões de acesso e que mantém as versões dos documentos.
Automação de processos
Outra forma de como produzir mais em menos tempo é por meio da automação de processos.
Automatizar processos significa, basicamente, “reduzir o trabalho manual para acelerar a conclusão de um projeto/processo”.
Em outras palavras, a automação corresponde ao uso de tecnologia para suprir os esforços empregados na realização de processos (etapas), e o GED proporciona excelentes vantagens para a produtividade no escritório.
É possível automatizar o processo de busca por informações para reduzir o tempo de execução das tarefas diárias, por exemplo.
Com a implantação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, a empresa consegue controlar o fluxo de informações com mais dinamicidade e pode compartilhar documentos de maneira prática e segura entre os colaboradores.
Inovação
Se você realmente quer saber como produzir mais em menos tempo precisa apostar em novas tecnologias e soluções para otimizar seus resultados.
Para aumentar a produtividade não é preciso necessariamente trabalhar mais horas por dia.
Na verdade, você precisa de soluções que ajudem a reduzir o tempo empregado na execução dos processos (automação) para começar a desenvolver uma nova cultura de atuação em sua empresa.
A dica é digitalizar os documentos para ter mais agilidade na execução executar dos processos administrativos.
Assim, você terá mais tempo para concluir as tarefas diárias com qualidade e conseguirá atuar com mais organização, cumprindo sua agenda de compromissos e atendendo aos clientes nos prazos definidos.
Atualização do conhecimento
Não se esqueça de investir em conhecimento.
Dedique algum tempo do dia para ler, assistir palestras online e pesquisar as novidades do setor de atividade da sua empresa.
Vivemos na chamada “era da informação” e nunca foi tão fácil ter acesso aos conteúdos educacionais.
Participe de conferências, webnars e busque o máximo de informações para se tornar referência e fortalecer o nome da sua empresa no mercado.
Assim você saberá, teoricamente, como produzir mais em menos tempo e dessa forma o público terá mais confiança para contratar e indicar seus serviços.
(Imagem: Freepik).
Conclusão
Apostar em novas formas de produzir e contar com o auxílio da tecnologia: esses são os caminhos de como produzir mais em menos tempo.
É importante que você tenha uma visão estratégica sobre o conceito de produtividade baseado na entrega de resultados consistentes e não apenas na questão da “quantidade”.
Nesse sentido, a qualidade será o diferencial e não tenha dúvida de que você e sua equipe estarão prontos para produzir mais em menos tempo colocando em prática as sugestões relacionadas neste artigo.
Confira mais dicas e informações sobre o tema. Leia o texto 5 situações que afetam a produtividade e como solucioná-las e conheça outras formas de otimizar o tempo de trabalho com eficiência e praticidade.
Veja outros conteúdos sobre como produzir mais em menos tempo no blog e até a próxima!
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