Descarte de documentos: quando fazer sem infringir a lei?
Em primeiro lugar, a digitalização de documentos tem sido uma saída excepcional para quem quer evitar o acúmulo de documentos físicos na empresa, apostando no armazenamento de documentos digitais. O que gera economia, segurança e possibilita o descarte de documentos físicos amparado legalmente.
Por que descartar documentos físicos?
Certamente, o acúmulo de documentos físicos dentro de uma empresa é extremamente prejudicial. A ocupação de spaço físico, os gastos com materiais de papelaria e recursos de armazenamento e a dificuldade de encontrar a informação correta no tempo certo são alguns dos problemas gerados por esta situação. Além do aspecto de segurança, relacionado ao risco de acidentes e extravios (involuntários ou não).
O que você precisa saber antes de realizar o descarte de documentos?
Na hora de descartar documentos, é fundamental consultar a tabela de temporalidade específica do documento em questão. A tabela determina o ciclo de vida, a frequência de uso, o prazo de guarda e a destinação final de cada item documental.
É por meio desta tabela que você saberá por quanto tempo deve guardar determinado documento. A tabela também determina se é necessário manter esse documento em formato físico ou se ele já possui validade jurídica no formato digital.
A variação é significativa, e se a empresa não cumprir as diretrizes específicas para cada tipo de documento, ela corre o risco de enfrentar processos judiciais, uma vez que a lei determina essas diretrizes.
Evite todos os perigos
Assim como o acúmulo de documentos físicos, a realização irregular do descarte também pode prejudicar sua empresa. Portanto, não deixe de realizar o descarte, mas esteja atento a esses detalhes para realizar o procedimento de maneira adequada
E por fim, toda cautela é pouca na hora de lidar com documentos empresariais, cuide bem das informações da sua empresa. Para mais dicas de digitalização e gestão documental, continue acompanhando os conteúdos da Netscan Digital.
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