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Como digitalizar um documento de um jeito simples e rápido

Veja as principais dicas de como digitalizar um documento do jeito mais simples, rápido e eficiente possível. Assim, otimize o processo de digitalização da sua empresa e garanta muito mais produtividade. 

Passo a passo completo sobre como digitalizar um documento

Por que digitalizar um documento?

As vantagens da digitalização de documentos são inúmeras, mas vamos citar aqui os 5 principais motivos para você digitalizar os documentos da sua empresa. 

  1. Diminuir custos com recursos de armazenamento (espaço físico, armários, prateleiras, manutenção do ambiente).
  2. Reduzir custos com impressão e materiais de papelaria (toners, folhas, pastas, etc.).
  3. Encontrar documentos com mais facilidade e rapidez.
  4. Aumentar a segurança das informações, diminuindo o risco de perda, acesso indevido e danos aos documentos (que podem ser causados tanto por acidentes banais, como derrubar café em cima da folha, quanto por acidentes maiores como enchentes ou incêndios). 
  5. Você diminuirá o impacto ao meio ambiente, tanto com a redução do uso de papel, bem como com o fato de não precisar mais de recursos de transporte para compartilhar documentos físicos.

Escolha o equipamento de digitalização mais adequado

Primeiramente, para saber como digitalizar um documento, você precisa definir qual equipamento vai utilizar para realizar essa digitalização. Confira, abaixo, o uso mais indicado para cada um dos equipamentos a seguir.

Smartphone com aplicativo de digitalização

Solução indicada para uso pessoal e ocasional. O processo inteiro exige a participação do usuário. E a qualidade da digitalização depende totalmente da capacidade do usuário de realizar a captura da imagem. 

Multifuncional 

Solução indicada para uso profissional não tão frequente, quando o processo de digitalização não é um processo fundamental do fluxo de trabalho da empresa. Enfim, oferece opções bem limitadas de velocidade de digitalização, recursos de otimização de imagem e de automação de tarefas. 

Scanner profissional 

Esta é a solução mais indicada para o uso profissional, e que atende com qualidade demandas constantes de digitalização. 

Oferece diversas opções de velocidade de digitalização, recursos de otimização de imagem e de automação de tarefas. 

Com o scanner profissional o usuário tem mais liberdade para se dedicar a outras tarefas. Pois, com o alimentador automático e com as funcionalidades que previnem possíveis erros, ele é capaz de realizar boa parte do processo de digitalização sem supervisão. 

Vale lembrar que neste artigo, como estamos tratando de um processo de digitalização otimizado para rotinas empresariais, vamos focar um pouco mais em como digitalizar um documento utilizando um scanner profissional. 

Mas, se quiser entender um pouco melhor sobre o uso de aplicativos de digitalização e multifuncionais você pode conferir nosso artigo “Qual equipamento de digitalização escolher: scanner, app ou multifuncional?”.

Prepare os documentos do jeito certo

Primeiramente, para garantir um processo de digitalização mais rápido e eficiente é preciso que você tome alguns cuidados na hora de preparar os documentos a serem digitalizados. 

Afinal, este preparo também é essencial para que evite pausas no processo de digitalização ou prejuízo com documentos danificados.

1. Retire os clipes e grampos e separe as folhas manualmente

Tanto os clipes quanto os grampos podem danificar os componentes do scanner, portanto retire todos. Lembre-se também de separar as folhas manualmente, pois às vezes só retirando os clipes e grampos, as folhas ainda ficam presas uma na outra, o que pode acabar danificando o papel quando o scanner forçar a separação dessas folhas. 

2. Confira se os pedaços de papel fixados com cola ou fita adesiva não deixaram nenhuma entrada de ar 

Como dissemos anteriormente, o scanner tende a forçar a separação das folhas, pois ele conta com um sistema de separação automática que evita a alimentação múltipla (mais de uma folha passando ao mesmo tempo – o que poderia impedir a digitalização de alguma informação).

Ou seja, se ele identificar que o pedaço de papel colado no documento é uma outra folha ele vai tentar separá-lo também. Consequentemente, pode acabar rasgando ou amassando o documento em questão.

Por isso é importante fixar muito bem este tipo de material. 

3. Organize os documentos na ordem correta 

Este é um ponto um pouco óbvio, mas fundamental. Se estiverem na ordem correta na hora da digitalização, você não vai precisar gastar mais tempo editando o arquivo para reordenar os documentos digitalizados. 

Veja como digitalizar um documento com mais rapidez

Realizar o preparo adequado dos documentos é o passo inicial para dar mais velocidade ao seu processo de digitalização. Mas existem alguns outros pontos que podem agilizar ainda mais este fluxo. Confira a seguir.

Atente-se à capacidade do alimentador (ADF)

O alimentador automático (ADF) do scanner é o mecanismo responsável por inserir, uma a uma, as folhas a serem digitalizadas. Quanto maior a capacidade da bandeja de alimentação automática, mais folhas é possível inserir de uma única vez para que o scanner vá digitalizando automaticamente, enquanto o colaborador se dedica a alguma outra tarefa. 

Ou seja, se a bandeja de alimentação for compatível com a demanda da empresa, o colaborador não precisará gastar muito tempo inserindo mais documentos no scanner, agilizando o processo.

Portanto, é importante ter em mente qual o tamanho médio dos lotes de documento digitalizados na empresa, ou seja, qual a quantidade de folhas que geralmente precisam ser digitalizadas em sequência. 

Assim, será possível escolher o scanner com a capacidade de alimentação mais compatível com a demanda da empresa.

Providencie um computador com desempenho compatível 

Este é um ponto muito importante. Não adianta ter um scanner profissional com uma boa velocidade de digitalização se a capacidade de processamento do computador utilizado não for compatível com essa velocidade. 

Afinal, neste cenário, mesmo que o scanner digitalize os documentos rapidamente, o computador vai demorar para realizar o processamento das imagens digitalizadas e isso pode atrapalhar o fluxo de digitalização. 

Garanta que o seu equipamento alcance sempre o máximo de desempenho 

O scanner profissional é um equipamento que, como qualquer outro, está sujeito a defeitos e ao desgaste de peças. Portanto, para que essas questões não atrapalhem o desempenho do seu equipamento, o ideal é garantir um contrato de manutenção especializada. 

Desta maneira, você poderá realizar a troca de peças sempre que necessário, e terá suporte rápido e eficiente para qualquer eventual defeito. 

O que saber na hora de configurar as definições de digitalização 

Para digitalizar um documento adequadamente, é preciso configurar as definições de digitalização que melhor atendem às suas necessidades. 

O passo a passo de como realizar essa configuração varia de acordo com o modelo do scanner e com o software de captura a ser utilizado, mas basicamente, você precisa definir: 

Qual será o formato de saída do documento? 

Em qual formato você pretende armazenar os seus documentos digitais? Alguns exemplos são: PDF, JPEG, TIFF, RTF e BMP. 

Para selecionar o formato ideal, pense no seu processo de gestão documental como um todo. Considere o que será feito com os documentos uma vez que eles forem digitalizados. 

Você vai precisar armazená-los apenas para ter um registro? Vai precisar realizar consultas periódicas? Fazer buscas com base em informações contidas no documento? Enviar os documentos para algum tipo de sistema que exige um formato específico para os documentos? 

Para realizar o processo de peticionamento eletrônico por exemplo, um procedimento comum na rotina dos escritórios de advocacia, os documentos devem ser enviados em PDF compactado. Ou seja, este é o formato de saída mais indicado para este segmento. 

A imagem deverá ser digitalizada em cores ou não necessariamente? 

Pense novamente na finalidade de cada documento para definir se vale a pena ou não realizar uma digitalização em cores. 

Alguns scanners levam um pouco mais de tempo para digitalizar documentos em cores, portanto se essa não for uma condição imprescindível para o seu processo de gestão, optar pela digitalização em preto e branco pode garantir mais velocidade para a sua rotina. 

Para onde serão enviados os documentos digitalizados?

Aqui você poderá definir para onde serão encaminhadas as imagens digitalizadas. Para um diretório específico, para um e-mail, para um sistema de armazenamento na nuvem, etc. 

Os scanners profissionais permitem que você configure algumas predefinições de digitalização diferentes, de acordo com as necessidades e aplicações específicas para cada tipo de documento. 

Contudo, alguns modelos permitem que você defina perfis de usuário e atribua predefinições específicas para cada usuário. Essa é uma característica comum em scanners para uso compartilhado.

Qual o formato de saída necessário? Qual o tamanho do documento? Será colorido ou preto e branco. 

Saiba como digitalizar um documento diretamente para PDF 

Os documentos em formato PDF são os mais comuns para processos de gestão documental. Pensando nisso, criamos dois artigos específicos sobre como digitalizar um documento diretamente para PDF. Confira:

Veja como digitalizar um documento para formatos editáveis e pesquisáveis

O processo de digitalização de documentos consiste na transformação de um documento físico em uma imagem. Porém, em alguns casos, é possível identificar ou extrair o texto contido nesta imagem. Mas para isso é preciso saber como digitalizar um documento para formatos editáveis e pesquisáveis.

Por que digitalizar um documento para um formato editável?

Imagine que você possua um relatório ou um contrato que precise de alguma correção, entretanto, você não tem o arquivo aberto deste documento em seu computador.

Contudo, neste caso, seria necessário perder um certo tempo para digitar novamente todo o conteúdo do texto para poder realizar as correções adequadas.

Mas existe uma solução bem mais prática e produtiva para este processo. Para que você consiga extrair dados e realizar facilmente a edição desses textos, é preciso saber como digitalizar um documento para formatos editáveis.

Por que digitalizar um documento para um formato pesquisável?

Imagine agora que você precise encontrar uma determinada informação contida entre os diversos documentos que você tem em seu computador.

Portanto, se estes documentos estiverem armazenados apenas como imagem, não será possível identificar e buscar as informações contidas em cada um deles.

Porém, se eles forem digitalizados em um formato pesquisável, as informações podem ser facilmente localizadas, com a ajuda de um software que utilize o reconhecimento optico de caracteres.

O que é reconhecimento óptico de caracteres?

Reconhecimento Óptico de Caracteres, mais conhecido como OCR (sigla em inglês para Optical Character Recognition) é um sistema que identifica letras e palavras, e as distingue das imagens.

Desta maneira, ele converte qualquer tipo de documento que contenha texto (desde que seja papel e seja possível ser digitalizado) em um arquivo pesquisável e editável.

O que preciso para digitalizar um documento para um formato editável e pesquisável?

Um scanner comum não consegue disponibilizar a edição do texto contido no documento. Contudo, o que ele consegue fazer é criar uma imagem dos documentos.

Então a resposta para essa questão é: utilizar um scanner profissional que disponha de um software de captura com sistema de reconhecimento óptico de caracteres.

O processo da utilização do Software OCR a partir de um scanner profissional é muito simples.

Basta escanear o documento de preferência, e a partir disso, escolher a forma que ele será salvo e aberto (PDF, HTML, TXT ou DOC).

Para ser editável, é necessário que seja aberto em Word. E para ser pesquisável, deve ser salvo em PDF.

Passo a passo de como digitalizar um documento com um Scanner Kodak

As áreas destacadas em amarelo são as áreas de configuração para a escolha do programa que o arquivo será aberto.

1) Digitalizar o documento

2) Escolher em qual programa será aberto:

Microsoft Word

Abrindo o documento no Word, ele se tonará editável.

PDF Pesquisável

Após digitalizar o documento em PDF, ao abri-lo, ele se tornará pesquisável.

Os Scanners Kodak já tem o Software OCR em seu sistema, por isso não é preciso comprar um software de terceiros ou fazer download. Pois, o sistema passa a funcionar automaticamente após a instalação do Scanner Kodak no computador.

Lucre mais com a digitalização de documentos

Existem algumas facilidades e vantagens da digitalização de documentos que fazem a sua empresa lucrar ainda mais. Veja quais são elas.

Mas para começar, você pode mostrar para a sua equipe como digitalizar um documento do jeito certo, compartilhando este material e garantindo um processo de digitalização muito mais rápido, prático e lucrativo. 

Caso tenha mais alguma dúvida sobre como digitalizar um documento comente aqui embaixo, e se quiser ainda mais detalhes sobre o assunto, confira o nosso guia completo da digitalização de documentos. 

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  1. Francisco Oliveira disse:
    16 de junho de 2018 às 17:33

    Bom artigo, ajuda muito quem tem dificuldades em usar este software da Kodak apesar de ser bem simples, uso este equipamento e realmente é muito bom.

    Responder
  2. Cyntia F.R. disse:
    27 de agosto de 2021 às 11:58

    Bom dia! Gostei muito do Post que fez! Minha pergunta é: quero scanear documentos e preciso transforma-los de forma que possa ser lido (tipo e-books) pelas pessoas, mas, não quero que essas pessoas possam editar esses arquivos digitais, como faço??? Pelo que pesquisei o PDF seria o formato mais ideal para salvar esses documentos scaneados, e nesse caso quero eu poder editar esses documentos caso seja necessário, é o PDF o melhor formato de saída para essa finalidade??? Para ter valor perante a lei, em caso de documentos de empresa, além de scanear o que preciso fazer para ter valor legal, caso eu precise comprovar algo ou fornecer esse documento a justiça???

    Responder