Como saber se o seu scanner ainda atende à sua demanda?
Quando uma empresa cresce, nem sempre a quantidade de documentos continua a mesma. Novos clientes chegam, a equipe aumenta, os processos mudam e tarefas que antes ocupavam poucos minutos começam a tomar uma parte cada vez maior do dia. Nesse cenário, a digitalização também precisa acompanhar o novo ritmo.
O problema é que essa mudança costuma acontecer aos poucos. Por isso, muitas empresas continuam utilizando a mesma estrutura de digitalização mesmo quando a rotina exige mais agilidade, autonomia e facilidade para compartilhar documentos.
Então, vale a pergunta: o seu scanner ainda acompanha a demanda da sua empresa?
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Quando digitalizar começa a tomar tempo demais?
Esse cenário provavelmente já faz parte da rotina de muitas empresas: um documento agora, outro mais tarde, alguns contratos no fim do dia. Quando o volume é pequeno, a digitalização acontece sem grandes dificuldades.
Mas, conforme a demanda cresce, a rotina começa a mudar. Mais pessoas precisam usar o scanner, o volume de documentos aumenta e uma tarefa que antes levava poucos minutos começa a ocupar cada vez mais tempo da equipe.
Pode parecer pouca coisa no dia a dia. Mas, quando esses minutos se acumulam durante semanas e meses, o impacto na produtividade começa a aparecer. E esse pode ser um sinal de que o scanner já não acompanha mais o ritmo da sua empresa.
Um scanner precisa acompanhar mais do que o volume
Quando pensamos em produtividade na digitalização, é comum olhar primeiro para a velocidade. Mas, ela é apenas uma parte da experiência. Uma rotina eficiente também depende da facilidade para capturar, organizar, compartilhar e encaminhar os documentos para o destino correto.
Imagine, por exemplo, uma empresa em que diferentes colaboradores precisam digitalizar documentos ao longo do dia. Ter um equipamento que possa ser utilizado em rede pode facilitar o acesso e evitar que todo o processo fique concentrado em uma única estação de trabalho.
Da mesma forma, poder encaminhar uma digitalização diretamente para um fluxo de trabalho ou endereço de e-mail reduz etapas e deixa tarefas recorrentes mais simples. É nesse ponto que equipamentos mais atuais começam a fazer diferença.
Menos etapas podem significar uma rotina mais produtiva
O Ricoh Fi-8040 é um exemplo de scanner desenvolvido justamente para este tipo de ambiente. Além da conexão USB, ele oferece conectividade Ethernet (cabeada), permitindo integrar o equipamento à rede da empresa e ampliar as possibilidades de uso entre diferentes estações.
Aliás, além de melhorar a eficiência da digitalização de documentos, essa função permite aumentar a produtividade da equipe, reduzir custos com compra de diversos scanners e é perfeita para integrar áreas, facilitando o compartilhamento e a gestão de documentos da empresa.
Afinal, seu scanner ainda acompanha sua empresa?
Se o volume aumentou, mais pessoas precisam digitalizar, os documentos circulam entre diferentes setores ou a equipe está gastando tempo demais com tarefas manuais, talvez a necessidade da empresa simplesmente tenha evoluído.
Nesse cenário, soluções como o Ricoh Fi-8040 podem ajudar a criar uma rotina de digitalização mais conectada, prática e preparada para acompanhar novos volumes de trabalho.
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