Como criar uma cultura de digitalização?
Primeiramente, você sabe o que é uma cultura de digitalização e como isso pode impactar positivamente o dia a dia de sua empresa?
Certamente, diversas empresas pelo mundo têm se adequado as novas formatações de negócios devido a pandemia do Corona Vírus. Além disso, muitas aderiram ao teletrabalho, ou home office, e até mesmo ao trabalho híbrido (ora na empresa, ora em casa).
Mas com o avanço da pandemia uma outra preocupação que passou chamar a atenção de diretores foi o cuidado com os documentos da empresa, tanto na forma de armazenamento, quanto na forma de utilização desses documentos.
A cultura de digitalização vem para auxiliar principalmente nessa questão, já que a digitalização auxilia na guarda segura das informações e na preservação dos documentos criados pela empresa.
Toda informação é parte do documento, portanto, deve-se tratá-la com o devido zelo. Documentos digitais além de serem mais fáceis de organizar e localizar, geram a empresa uma economia no que se refere a espaço físico, isso mesmo, quanto mais documentos digitais, menos caixas em arquivos teremos.
Somente aqueles que ocupam ou alugam um espaço destinado à guarda de documentos conhecem a importância disso e como isso afeta os negócios.
Como a empresa pode aderir a cultura de digitalização?
Iniciar esse processo não é simples. É preciso priorizá-lo, abordando-o para melhorias contínuas e evolução.
Primeiramente, precisamos definir quais documentos vamos digitalizar e quais vamos descartar, respeitando os prazos legais de cada um
Feito isso é necessário definir os responsáveis por esta operação e quais serão os processos de digitalização a seguir. Isso engloba a preparação do documento, a retirada de grampos e clipes e a separação por tamanho e quantidades de folhas.
E por último, e mais importante, a escolha dos equipamentos que realizarão a digitalização desses documentos.
O scanner profissional sem dúvida alguma é a melhor escolha para este serviço. Pois a sua facilidade de uso, agilidade na digitalização e produtividade constante permitem ao usuário que execute em menos tempo e com maior qualidade suas digitalizações.
Além do que os scanners profissionais possuem softwares dedicados a digitalização que são capazes de entregar os documentos nomeados, pesquisáveis e compactados de forma simples e eficaz.
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Nos vemos no próximo artigo, até mais!
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