Como dominar sua caixa de email e ser 200% mais produtivo
O email mudou a forma das pessoas se comunicarem, e neste artigo iremos abordar diversos tópicos sobre como você poderá usar bem o seu email no dia a dia, além de dicas de boas práticas que farão toda diferença.
Antigamente, não existia esse desespero de se manter informado e atualizado. Essa mania de olhas as caixas de entrada o tempo todo é muito recente!
E adivinha quem foi o primeiro a nos induzir à esse vício. Ele mesmo: o e-mail.
A tecnologia avançou rapidamente e o e-mail se tornou o primeiro endereço eletrônico para troca de mensagens. Muitas mensagens!
O e-mail tem uma importância enorme na história da revolução dos meios de comunicação e hoje ainda é a plataforma mais usada no meio executivo.
Acompanhe este artigo com super dicas que irão facilitar muito a sua vida, seja no trabalho ou em casa.
Confira abaixo os tópicos que serão abordados:
- Como você lidas com as notificações no seu dia a dia?
- Não escreva o email com letras maiúsculas
- Não envie email sem conteúdo
- Evite o uso de abreviações e gírias
- Tamanho dos arquivos anexos às mensagens deve ser o menor possível
- Não esqueça dos anexos nas mensagens
- Não divulgue sem ter certeza
- Como imprimir emails pelo celular
Como você lida com as notificações no seu dia a dia?
As notificações são muito úteis e de fato são uma excelente maneira de nos avisar sobre o status de alguma coisa. Porém, se usados de maneira exagerada, podem atrapalhar.
Já parou para pensar que você pode estar dando mais atenção às suas notificações, do que às coisas que realmente fazem a diferença no seu dia?
E não são só as notificações de emails, mas também as de outros aplicativos como WhatsApp ou Facebook Messenger.
Você fica sustentando a ideia de que provavelmente está perdendo um fato extremamente importante a cada segundo. É quando a ansiedade fala mais alto e lá está você de novo olhando para a tela do celular. Para nossa alegria: não há nada de novo, de novo! ¯\_(ツ)_/¯
E lá se foi seu tempo e mais um pouco da sua energia. E como se já não bastassem as notificações dos aplicativos do celular, você ainda tem a opção de receber por e-mail notificações de ações que estão acontecendo nas suas mídias sociais!
Isso quer dizer que todos os comentários, marcações, novas solicitações de amizades podem ser enviadas por email, o que pode transformar a sua caixa de entrada em um caos.
Mas por “sorte” isso ainda é opcional! Por isso, aí vão as primeiras dicas super valiosas:
- Jamais ative notificações sociais no seu e-mail profissional – a não ser que você trabalhe com eventos e precise ficar por dentro dos confirmados do facebook, por exemplo
- Avalie se é necessário notificações sociais mesmo no seu e-mail pessoal
- E então se você quiser mesmo recebê-las, escolha as mídias que realmente lhe interessam e desative as notificações de todas as outras
Notificações atrapalham a produtividade e concentração de qualquer ser humano.
E se você quer realmente manter as notificações das suas mídias sociais no seu e-mail, é interessante que organize uma pasta só para elas. Assim, essas mensagens não estarão perdidas em sua caixa de entrada e o que é importante ficará mais visível. Algumas plataformas de e-mail já separam essas notificações automaticamente, como é o caso do Gmail.
Agora que você já tem sua caixa de entrada livre de notificações sociais, coloque limite na quantidade de vezes que você verifica as notificações.
Notificações são para notificar (derd!), mas em horário de trabalho é mais proveitoso que você desligue o som do seu celular e evite ao máximo as distrações sociais e particulares.
Mas no caso das notificações do e-mail profissional, a avaliação é sua. Pois se no seu trabalho é indispensável que você esteja atento ao seu e-mail, então ative as notificações e fique de olho!
Mas se o e-mail é um meio de comunicação secundário no seu trabalho, então desative as notificações e crie horários específicos para checar se há novas mensagens.
– POR QUE VOCÊ ESTÁ GRITANDO?
VOCÊ JÁ NOTOU O QUÃO DESCONFORTÁVEL É LER ASSIM, TUDO EM MAIÚSCULO?
AS LETRAS EM CAIXA ALTA – OU MAIÚSCULAS – DÃO A IMPRESSÃO DE GRITOS! (Parei).
No meio digital, escrever com letras maiúsculas é sinônimo de agressividade, pois alguma razão da misteriosa mente humana faz com que a maioria das pessoas leiam textos que estão em caixa alta em entonação de gritos.
Outro “erro” comum no meio profissional são os excessos de destaque nos textos: CAIXA ALTA, vermelho, negrito, sublinhado.
Não há necessidade de utilizar nenhum deles, ESPECIALMENTE TODOS JUNTOS!!! NUNCA FAÇA ISSO!!! Especialmente em meio profissional, independente da urgência da mensagem.
Para chamar a atenção de maneira cortês e formal em um texto, utilize apenas o itálico ou o o negrito.
Sim, apenas isso!
Evite o uso de abreviações e gírias
A conversa com pessoas próximas – um amigo por exemplo – é sempre um discurso informal, muitas vezes fragmentado e íntimo.
Amigos se entendem de forma natural, devido ao profundo conhecimento um do outro. Muitas vezes não há nem necessidade de palavras! Pessoas muito próximas tem o poder de entender o outro apenas com olhar ou gestos e expressões.
Porém, esse tipo de relação é pessoal e você não deve se dirigir às pessoas com quem trabalha de “mano, parça ou brow”.
Se pessoalmente a comunicação na empresa deve ser mais séria, na plataforma de email é preciso tomar ainda mais cuidado.
A pessoa que escreve o email tem que ser absolutamente claro na mensagem que deseja transmitir e sendo assim, o uso de gírias e abreviações não é aconselhável.
Outras situações são as expressões muito informais e os vícios de linguagem: “né”, “tá” e “daí”. Elas podem ser evitadas, principalmente na escrita! Fique atento.
Uma sugestão para que seu texto transmita uma mensagem clara e concisa é estruturar suas ideias em tópicos e depois escreve-la em forma de mensagem, sem enrolação ou palavras a mais. Isso permite uma disposição melhor na organização do assunto, sem risco de acrescentar coisas a mais e desviar o foco da mensagem.
Dar espaço entre os parágrafos também ajuda o leitor.
O tamanho dos anexos deve ser o menor possível
Para que você não tenha problemas com esse tipo de situação, é importante frisar que o email não é uma ferramenta ideal para transferir arquivos de grande porte.
Alguns serviços online pagos ou gratuitos oferecem contas de até 10MB para anexar arquivos em emails.
Sendo assim, o melhor a fazer é que você use um serviço de armazenamento online:
- Dropbox
- Google Drive
- Wetransfer
E muitos outros!
Esse tipo de serviço é a melhor opção para enviar arquivos grandes por email.
Outra dica: Se o arquivo não for absurdamente grande, você pode tentar reduzir o tamanho das imagens.
Hoje em dia as câmeras digitais criam imagens onde o tamanho e resolução são excelentes, e em contrapartida o tamanho dos arquivos fica enorme.
Sendo assim, cada imagem de uma câmera fotográfica pode ter aproximadamente 5mb (ou mais) e se você deseja enviar esse arquivo por email, você pode tentar a compactação das imagens, ou o mais simples: os serviços de envio online.
➤ Você sabia?
Para quem lida com troca constante de documentos via e-mail, os scanners Kodak alaris tem um sistema de compactação avançado que gera arquivos em tamanho reduzido sem perder a qualidade da imagem na digitalização.
Não esqueça dos anexos nas mensagens
Enviar algum email e só depois perceber que esqueceu de anexar aquele documento importante: quem nunca fez isso que atire a primeira pedra!
Algumas plataformas de email alertam o usuário quando não há nada anexado, se no corpo do email estiver escrita a palavra “anexo” e te perguntam se você realmente deseja enviar sem nada anexado.
Você pode achar essa função no Gmail e no Outlook.
Esse recurso é útil para distraídos, mas para evitar deslizes, sempre revise tudo antes de apertar o botão enviar.
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Se você não compartilhar essa mensagem, um piano vai cair em sua cabeça em 7 dias
É comum receber alguns emails com correntes, que são aquelas famosas mensagens que te dão o falso sentimento de responsabilidade em compartilhar.
Evite propagar qualquer tipo de mensagem que você desconfia a veracidade e não saia por ai encaminhando e-mails com informações duvidosas. Investigue o responsável ou o autor do conteúdo.
Como imprimir emails pelo celular
No artigo que publicamos recentemente em nosso blog, você saberá como revelar suas fotos do celular com o aplicativo Kodak Moments.
Mas e se você estiver usando o celular e precisar imprimir um email que está nele?
Aprenda a imprimir sem a ajuda de qualquer tipo de cabo conector, tornando o processo de impressão muito mais rápido e eficiente.
Está gostando do artigo? Nos acompanhe até o final deste post e fique por dentro dos seguintes itens:
- Use filtros para organizar e classificar os emails
- Pare de enviar mensagens indesejáveis
- Não esqueça de desativar sua resposta automática quando voltar das férias
- Mude a aparência de sua caixa de entrada para não confundir com outras contas
- Confirmação de leitura – Por que as pessoas não confirmam o recebimento?
- Programe o envio de email para o horário comercial
- Crie uma assinatura de email
- 10 dicas super valiosas para o uso do email
- Permitir e-mail off-line com o aplicativo Gmail Off-line
- Habilite o atributo alt nas imagens
- Emails podem ser poderosos
Use filtros para organizar e classificar os emails
É possível manter sua caixa de entrada de emails sempre organizada. Para isso você deve criar filtros que direcionam as mensagem recebidas para as pastas ou marcadores que você definir.
A vantagem em criar esses tipos de filtros está na facilidade de procurar por determinado tipo de email. A organização por filtros e pastas com certeza te deixará mais produtivo.
Os filtros oferecem a possibilidade de organizar e conseguir achar o que se busca com facilidade. Sem falar que por meio dos filtros, você pode criar regras para determinados e-mails que você considera importante ou não.
O uso do filtro também entra na luta contra Spam. Um exemplo disso seria mensagens que possuam determinada palavra como “cassino” no assunto e mensagens que contenham a palavra “jogos”, deverão ser automaticamente movidas para o lixo da conta de e-mail.
Pare de enviar mensagens indesejáveis
Ok, você não envia spam não é mesmo?
Pense de novo! Spam é o nome dado as mensagens indesejadas que chegam até nós e para um grande número de pessoas.
Quando uma mensagem é enviada a um grupo, nem sempre é necessário acompanhar as respostas do grupo todo. Principalmente quando as respostas são apenas para confirmar o recebimento do email. É o famoso ok que se dissipa para todos em cópia sem necessidade.
Com certeza esse é um erro muito comum. Mas alguns cuidados podem ser tomados como o uso de “Cópia Oculta” ao enviar emails a vários contatos. Essa é uma maneira de preservar a identidade de outros contatos.
Não esqueça de desativar sua resposta automática quando voltar das férias
É dezembro e você irá sair de férias da empresa. Então você configura a resposta automática padrão que exibirá a mensagem de sua ausência e bye, bye \o/
No mês seguinte você volta a trabalhar e a primeira coisa que faz, atendendo as emergências do seu chefe, é enviar um email a um cliente com uma proposta comercial.
Porém, você esquece em desativar a mensagem automática que havia sido configurada no mês passado. Então quando o cliente responder ao seu email, com certeza ele irá receber aquela mensagem de férias. Chato não é mesmo?
Uma solução para isso é colocar em sua agenda, ou em uma lista de tarefas, qual seria a primeira coisa que você teria que fazer ao chegar na empresa: desativar a resposta automática do seu email.
Vale lembrar que muitos emails oferecem uma data para que essa mensagem seja desativada automaticamente. Por isso verifique se o seu serviço de email tem esta opção.
Aqui em nosso blog criamos um artigo super interessante chamado “Produtividade: como você usa seu tempo?”. Nele você vai saber gerenciar melhor suas atividades e se beneficiar a usar o tempo a seu favor, evitando assim deslizes como este citado acima.
Mude a aparência de sua caixa de entrada para não confundir com outras contas
Você sabia que é possível personalizar alguns detalhes na caixa de entrada do seu email?
Use essa dica de maneira inteligente e mude as cores ou o plano de fundo das contas do seus emails e deixe-os diferentes uns dos outros! Assim você evita confundir o email pessoal e o profissional ou qualquer outra conta de email que você tiver.
Alguns serviços de email como por exemplo o Gmail oferecem opções de temas coloridos e paisagens, que vão desde imagens simples como plano de fundo a upload de fotos para que você personalize sua caixa de email.
Confirmação de leitura – Por que as pessoas não confirmam o recebimento?
A confirmação de leitura é outra configuração de plataformas de email como por exemplo o Outlook, Thunderbird entre outros.
Como nem todo mundo usa esses mesmo gerenciadores de email, é indicado que desabilite essa opção no envio de mensagens. Mas se a confirmação de leitura for realmente necessária, busque a praticidade de forma certeira e solicite a confirmação de recebimento diretamente no corpo da mensagem!
Programe o envio de email para o horário comercial
E então você está procurando emprego e encontra a vaga ideal no site da empresa à 1h30 da manhã de um sábado.
Pense um pouco e não envie o currículo naquele dia e horário! Pois se o responsável pela vaga não leu esse artigo, pode ser que ele receba a notificação da sua mensagem no meio da madrugada no celular. Isso seria bem chato né?
Por conta disso, e seguindo a etiqueta do bom uso do email, dê preferência ao envio dos seus emails no horário comercial. Esse horário pode variar de empresa para empresa, mas é comum iniciar as 8h da manhã e se encerrar as 18h.
Se você tem outros afazeres nesse horário, é possível programar o envio desse email logo pela manhã. Dessa maneira você deixa de passar uma imagem errada e não interrompe o sono ou a balada de ninguém.
Outra dica valiosa é saber quando não enviar um email (sim, você leu certo).
Há outros meios de comunicação no mundo e um deles eu tenho certeza que você tem: um telefone ou celular. Avalie qual a melhor maneira de entrar em contato em determinado assunto.
Assuntos delicados, detalhados ou urgentes devem ser tratados por telefone ou melhor, pessoalmente. Dessa maneira você tem uma resposta ou posicionamento imediato e ainda evita o risco de mal entendidos.
Crie uma assinatura de email
Durante toda a vida empresarial ou acadêmica, acontecerá a troca milhares de emails.
Para uma boa assinatura de email você deve colocar seu cargo ou posição e seus outros contatos: telefone e endereço.
Por meio da assinatura de email o destinatário terá outras maneiras de entrar em contato com você, seja por telefone, redes sociais entre outras informações que você achar relevante constar em sua assinatura.
Contudo, é bom frisar que a assinatura de email deve conter o necessário sobre como você quer ser contatado pelas pessoas.
Para que você não tenha um assinatura de email poluída visualmente, como já citamos acima, evite o uso exagerado de negrito, itálico ou fontes diferentes e coloridas. Além disso outros fatores como colocar arquivos gif em assinaturas e imagens enormes que chamam mais atenção do que o próprio email, tornará seu email muito deselegante.
Utilize links em assinaturas de email. Quando você disponibiliza algum link de assinatura de email, como por exemplo o link de seu perfil do LinkedIn, opte por usar algum encurtador de links.
Essa ferramenta é ótima pois te dá estatísticas se as pessoas estão clicando no link do email para saber sobre você.
10 dicas super valiosas para o uso do email
- Sempre confira se o destinatário da mensagem está correto
- Faça a revisão de todo conteúdo antes do envio
- Recebeu email por engano? Responda mesmo assim para que a pessoa possa enviar para pessoa certa
- Não utilize tantos pontos de exclamação, o uso exagerado pode transmitir muita emoção em seu email.
- Evite expressões coloquiais e prefira o uso de saudações profissionais
- Tenha muita atenção com o “responder a todos” a menos que você tenha certeza das informações que você irá passar à sua lista de contatos.
- Tenha um endereço de email profissional e de preferência fácil de ser pronunciado.
- Use títulos claros nos assuntos do email
- Deixe a assinatura o mais simples possível
- Evite o uso de mensagens com imagens de fundo
Permitir e-mail off-line com o aplicativo Gmail Off-line
Gmail Off-line é um aplicativo do Google Chrome que permite ler e gerenciar mensagens mesmo sem uma conexão com a Internet.
É uma ferramenta que permite que sejam feitas várias atividades como arquivar, marcar, excluir e escrever de maneira off-line.
Em seguida, quando você estiver online novamente todas as ações pendentes que foram feitas offline serão executadas automaticamente no Gmail. Quando você se conectar todas as atualizações serão sincronizadas.
Atenção: Se você usa um computador público ou compartilhado, permitir esse tipo de ação vai fazer com que todas as suas mensagens fiquem gravadas no computador. Outro problema é que pode demorar um pouco para sincronizar todas as mensagens.
Habilite o atributo alt nas imagens
Mas afinal, o que é atributo alt?
Sabe quando você recebe um email com a mensagem de que uma imagem que não carregou? E nessa área da imagem você identifica do que se trata a imagem pois há um título que a descreve? Isso é o atributo da imagem, é a descrição do que essa imagem representa.
O uso correto do atributo alt permite que você identifique a imagem do corpo do email quando a conexão com a internet é muito baixa e por consequência disso essas imagens são desabilitadas.
Por isso, sempre que inserir uma imagem, verifique se o atributo alt foi preenchido.
Emails podem ser poderosos
Neste artigo abordamos diversos tópicos sobre o uso do email e observamos que existem diversas dicas super valiosas que você pode fazer para causar uma boa impressão.
Sendo assim, sempre crie um email que transmita a mensagem que você quer deixar de maneira clara e objetiva.
Tenha sempre em mente o que você almeja quando envia um email e jamais faça spam ou compre listas de emails. Afinal, usar o email com produtividade fará com que você obtenha resultados cada vez mais satisfatórios.
Obrigado e até o próximo artigo!
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