Soluções de Gestão Documental: Inteligentes – Funcionais – Amigáveis – Objetivas
Toda empresa tem arquivos… Todo arquivo tem informação… E nas empresas, toda informação é utilizada para atender necessidades dos processos operacionais, organizacionais, legais. Ou seja, todo negócio sempre depende de quão precisas sejam as informações e o quão disponíveis elas estão nos arquivos, sejam físicos, sejam digitais.
E, caso não estejam, o negócio fatalmente terá sua performance afetada e entre outras coisas, perderá competitividade! Mas não só, perderá dinheiro!
Por mais organizados que estejam os arquivos, o que importa mesmo é o conteúdo que cada documento contém: a informação!
Sendo assim, de nada adianta saber que a informação existe e está no arquivo, o importante é ter a certeza de que ela será rapidamente acessada quando necessária.
E tão importante tanto, que o documento que a contém voltará para o lugar certo no arquivo, para que a informação continue disponível.
Portanto, manter o arquivo e a informação disponível, independente do estágio de vida em que se encontre a informação, é condição básica para que o negócio continue sendo competitivo e lucrativo.
Independentemente do tempo que a informação terá que ser mantida em arquivo, mantê-la acessível e disponível para produzir os efeitos necessários deve ser a primeira preocupação.
Digitalizar um documento e em tempo de digitalização, já identificá-lo e organizá-lo para que esteja 100% disponível para atender às necessidades, tanto legais, quanto operacionais do negócio é o que a tecnologia deve propiciar.
Scanners profissionais são capazes de digitalizar um documento a velocidades que vão de 20 a mais de 80 folhas por minuto, gerando arquivos nos mais variados formatos.
Utilizam tecnologia de leitura óptica de caracteres (OCR – Optical Character Recoginition) que permite que todo o conteúdo seja utilizado como elemento de índice para localização de qualquer informação que esteja contida em qualquer documento.
São capazes de ler e entender códigos de barra, para automatizar por exemplo, o ordenamento e até a indexação de cada documento, individualmente ou em lotes de documentos. Têm capacidade para disponibilizar a imagem de qualquer documento para ser transmitida por email, armazenada em nuvem, compartilhada por aplicativos.
Toda essa funcionalidade agiliza não só o processo de arquivamento, mas essencialmente o processo de disponibilização da informação.
Em paralelo, sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), são capazes de tratar as informações para disponibilizá-las somente a quem delas necessitam, ou quando necessárias para compor processos alheios às suas finalidades originais. Processos jurídicos, por exemplo.
Fluxos de Processo (workflow) e definições de permissionamento podem ser desenhados para que a informação seja disponibilizada somente para quem dela precisa. Podem ser estabelecidos níveis de ação que cada permissionado terá sobre aquele tipo de documento ou informação.
Em áreas como RH, Contas a Pagar, Compras, para falar somente de algumas, a informação disponível no tempo e no lugar certo, sendo acessada de acordo com o nível de interação que cada colaborador tem, é essencial para que o negócio não seja afetado de forma negativa, seja porque não pôde instruir um processo trabalhista, por exemplo, ou porque teve despesas financeiras porque pagou suas contas fora do prazo, afetando negativamente o resultado final, o “bottom line” da operação.
Incluir a digitalização dos documentos, tanto dos já arquivados, quanto dos ainda ativos nos processos operacionais, bem como adotar processos de gestão documental baseados em sistemas GED, são atitudes essenciais para que as organizações definitivamente criem as condições necessárias para que seus processos operacionais não sofram solução de continuidade, além de colocarem a tecnologia a serviço dos processos e não o contrário.
A digitalização dos documentos e a adoção de sistemas GED, propiciam vantagens para as empresas que os adotam, que vão ao encontro dos objetivos estratégicos das organizações: criam condições para que as atividades e tarefas diárias sejam realizadas de maneira mais assertiva, fato que minimiza a necessidade de retrabalho e portanto, contribui para a redução do custo das atividades e tarefas.
Na medida que contribuem para que a atividade custe menos e seja mais segura, afetam diretamente o resultado final, o “bottom line” das operações, melhorando a qualidade das despesas e promovendo, por conseguinte, melhorias significativas na qualidade do lucro final.
Inclua-se aí algo muito buscado, mas poucas vezes mensurado: uma sensível contribuição para a melhoria dos resultados nas atividades que implicam contato com o mundo exterior: leia-se e nesta ordem: clientes, fornecedores e comunidade.
Adotar soluções de gestão documental implica obter o melhor que a tecnologia de hardware e software pode oferecer.
Implementar soluções com alta carga de inteligência aplicada em prol de soluções práticas, significa continuamente agregar valor às operações que no final transformam em benefícios e vantagens o investimento feito na tecnologia, revertendo em melhorias operacionais, mais produtividade e consequentemente menores custos operacionais, que ao fim contribuirão para melhorar o resultado final das operações.
Soluções que contemplem funcionalidades adequadas aos propósitos de gestão documental, reduzem o tempo necessário para capacitar e treinar os usuários, tendo como reflexo um custo menor de implementação. O impacto é direto nas chamadas despesas operacionais, pois sendo uma despesa de melhor qualidade, menos contribuirá para reduzir o resultado final. Um menor tempo de capacitação e treinamento significará menor tempo para os colaboradores efetivamente estarem aptos e prontos para o desempenho de suas tarefas.
Item importante em qualquer processo de introdução de novas tecnologias em tarefas já definidas, quanto mais amigável for a solução, menor será o tempo necessário para implantar e implementar suas funcionalidades. Portanto mais rapidamente as vantagens em termos de custo, e os benefícios em termos de mais facilidade para os usuários, reverterão em processos mais produtivos e menos custosos.
Soluções objetivas, devem refletir o compromisso de seus desenvolvedores em oferecer soluções que vão ao encontro das necessidades de seus usuários. Devem ser o reflexo a indicar que as necessidades dos usuários são perfeitamente entendidas e que, como solução, estão preparadas para produzir resultados que vão ao encontro dos objetivos de quem delas fizer uso.
Soluções de gestão documental ao contrário do que se imagina, não devem ser enquadradas como “mais uma despesa que as organizações têm que realizar” para cumprir suas atividades e tarefas do dia a dia, sejam legais, sejam operacionais.
Soluções de gestão documental são o melhor investimento que as organizações podem realizar para reduzir no curto, médio e longo prazo suas despesas operacionais.
Não são mais uma etapa nos processos, são processos por si só que se colocam a serviço de outros processos.
Os processos não devem se adequar à tecnologia. É esta que tem que ter funcionalidades que atendam às necessidades que os processos geram.
Assim deve ser uma solução de gestão documental: inteligente, funcional, amigável, objetiva.
Deve promover vantagens para as organizações na medida que, melhora a qualidade das despesas; reduz o esforço para a realização das atividades e tarefas; melhora a qualidade das operações e contribui positivamente para aprimorar o resultado final, lá na “bottom line” da operação.
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