Quais são os tipos de documentos que existem?
Você sabe quais são os tipos de documentos que existem? Além disso, sabe quais os benefícios que a classificação e organização de documentos pode trazer a sua empresa?
Se você não sabe as respostas destas perguntas, não se preocupe! Pois, em seguida falaremos mais sobre o assunto e compartilharemos nosso conhecimento para que você saiba tudo sobre os tipos de documento que existem.
Antes de mais nada, se você está precisando atualizar os equipamentos da sua empresa, confira nosso site acessando através do link e veja nosso catálogo de scanners profissionais, projetores e telas interativas.
O que é um documento e para que serve?
Documento é toda informação registrada em um material físico, capaz de ser utilizada para consulta, estudos ou pesquisas. Além disso, o documento comprova fatos e fenômenos, além de pensamentos do individuo em determinada época ou lugar.
Documento e arquivo são a mesma coisa?
Em tese, sim! Afinal, arquivo é o que se dá a partir da junção de vários documentos! Ou seja, um documento pode virar um arquivo a partir do momento em que ele estiver armazenado com outros documentos.
Entretanto, existe o arquivo digital, que se dá através da digitalização de documentos por meio do scanner profissional. Ou seja, o documento físico digitalizado passa a ser um arquivo digital, e pode ser consultado, editado ou compartilhado pelo usuário com outros usuários.
Quais são os tipos de documentos que existem?
Os documentos podem ser classificados por meio da sua espécie ou formato. Além disso, existem diversos tipos de documentos existentes no mundo e, principalmente, no meio empresarial! Tais como:
- Contrato Social;
- Alvará de Funcionamento;
- Licença de Funcionamento;
- Documentos de Recursos Humanos;
- Notas Fiscais;
- Registros tributários e previdenciários;
- Registros contábeis;
- Contratos;
- Comprovantes;
- Material publicitário;
- Cartas;
- Fotografias;
- Plantas;
- Atas;
- Decretos;
Entre outros mais! Aliás, o setor de atuação influência bastante sobre o tipo de documento que será criado, e quais os tipos de documentos deverão ser utilizados. Porém, documentos empresariais como os 9 primeiros da lista acima são obrigatórios para o exercício da função de qualquer empresa.
Para que serve um scanner profissional?
Em resumo, o scanner profissional serve para digitalizar documentos! Entretanto, se formos pensar de uma forma mais abrangente, o equipamento é um facilitador para a organização efetiva de documentos.
Isso porque o scanner profissional, por meio da digitalização, acelera o processo de guarda de dados e auxilia no processo organizacional como um todo.
Afinal, ao digitalizar um documento através do scanner você tem uma cópia digital do seu documento físico e pode localizar as informações contidas naquele documento de forma rápida e simples.
Como organizar e armazenas documentos empresariais?
Primeiramente, a classificação de documentos é um processo que ajuda a organizar informações por grupos de assuntos e facilita o processo de pesquisa e localização de documentos, sejam em formato digital ou não.
Aliás, toda e qualquer empresa deveria realizar a classificação e organização efetiva de seus documentos, seguindo seus próprios padrões a fim de facilitar o uso no dia a dia de seus funcionários.
Entretanto, para aqueles que não sabem por onde começar ou como classificar e organizar seus documentos, aqui estão os principais padrões de classificação para ajudá-lo.
Espécie
Em primeiro lugar da nossa lista está a espécie, que se refere a classificação do documento baseado na origem de suas informações e em sua finalidade de uso.
Gênero ou Formato
Em segundo lugar da nossa lista está o Gênero ou Formato, que representa o tipo do documento a ser armazenado: impresso ou digital.
Assunto
Classificar o conteúdo por seu assunto é fundamental para que o conteúdo seja compartilhado sem restrições. Ou, se caso necessário, classificá-lo como um documento sigiloso, que não permite o compartilhamento com determinados grupos de usuários.
Relevância
Por fim, a relevância se refere ao estágio de produção ou a frequência de uso destes documentos no processo administrativo.
Para saber mais a respeito, acesse nosso artigo: Classificação de documentos: o que é? Qual o melhor jeito de fazer?
Guia completo de digitalização de documentos
Agora que você já sabe quais sãos os tipos de documentos que existem, para que serve o scanner profissional e como classificar e organizar os documentos de sua empresa, que tal baixar TOTALMENTE GRÁTIS um guia para te ajudar com a digitalização de documentos?
Aliás, a Netscan Digital criou o Guia Completo de Digitalização de Documentos para ajudar usuários como você, que entende e valoriza os benefícios da digitalização de documentos.
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Nos vemos no próximo artigo, até mais!
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